A gestão de frotas é uma área muito importante na logística de empresas, independente de seu porte. Esse setor abrange o controle e planejamento com o objetivo de otimizar e centralizar todas as atividades de gerenciamento, auxiliando na redução de custos e minimizando problemas corporativos. Entenda com detalhes esse e outros conceitos, abaixo.
O que é frota e quais são os seus tipos?
O termo frota se refere a meios de transporte com finalidades comerciais, de portes variados, podendo ser composta por um ou vários veículos. Além disso, a frota pode ser de diversos tipos dependendo da necessidade da empresa.
Companhias que precisam realizar grandes entregas em variados locais precisam de frotas de caminhões. Nessa área podemos destacar empresas de móveis, eletrodomésticos e alimentos.
Frotas de carros, em geral, são usadas para o transporte de equipes entre localizações mais próximas, por isso, são bastante comuns em empresas de atendimentos emergenciais, instalação e conserto de linhas telefônicas, internet e luz, por exemplo. Há ainda frotas de automóveis específicas para determinados cargos dentro de uma empresa, como veículos para executivos.
As frotas de ônibus são muito usadas por empresas que realizam o transporte entre cidades, municípios e estados, sendo também comuns em companhias que realizam fretamentos e excursões.
Frota própria X terceirizada
As frotas podem ser também próprias da empresa ou terceirizadas. A primeira inclui os veículos adquiridos pela empresa e que estarão com ela por um longo tempo até a necessidade de troca. Já a frota terceirizada é caracterizada por veículos pertencentes a outra companhia e que são contratados por um determinado período de acordo com a necessidade da empresa contratante.
Ambos os tipos possuem suas vantagens e características. A principal vantagem da utilização de uma frota terceirizada é a economia com relação à depreciação do veículo, além disso, possibilita uma maior previsibilidade dos gastos.
Já as frotas próprias possibilitam que a empresa tenha um maior controle, o que pode ser mais vantajoso quando se há um trabalho eficiente de gestão.
O que é gestão de frotas e quais são as áreas envolvidas?
A gestão de frotas é, basicamente, o ato de gerenciar tudo o que está relacionado aos veículos que trabalham a serviço da empresa. Essa gestão é geralmente feita por uma pessoa ou uma equipe, podendo controlar quantidades pequenas e grandes de veículos, dependendo da demanda da companhia.
Sendo assim, é uma área especializada em gerar estratégias e administrar esses meios de transporte, bem como lidar com as pessoas envolvidas nessa função, possibilitando uma otimização de todos os processos ocorridos nesse setor, aumentando a produtividade e reduzindo os custos.
A gestão de frotas pode incluir algumas subáreas como a gestão de ativos que está relacionada à aquisição e manutenção dos veículos que compõem a frota, a gestão de comportamento que se refere à capacitação e treinamento das pessoas envolvidas nesse setor e a gestão de insumos que controla a utilização de combustível e outros gastos necessários. Além disso, a gestão de frotas pode englobar também a área de monitoramento das rotas.
Todos esses dados quando analisados em conjunto permitem que o gestor tome decisões mais assertivas, trazendo resultados satisfatórios para a companhia.
Importância e vantagens da gestão de frotas
A gestão de frotas é importante, pois possibilita uma maior otimização de todos os processos ocorridos nessa área, fazendo com que haja um aumento da produtividade, minimizando riscos, reduzindo perdas e custos operacionais.
Essas estratégias aliadas a um direcionamento eficiente do orçamento para o setor fazem com que haja um aumento da margem de lucro do negócio. Isso possibilita que a empresa possa investir em outras áreas que necessitem de melhorias, ampliando ainda mais a lucratividade da companhia.
O aumento da produtividade também é outro fator que pode aumentar a lucratividade, já que serviços ágeis e eficientes tendem a satisfazer o cliente e gerar uma fidelização.
O que é um gestor de frotas e qual é o seu papel?
O gestor de frotas é um colaborador que se responsabiliza por administrar e realizar o gerenciamento dos veículos utilizados para atividades comerciais da empresa. Sendo assim, o gestor de frotas pode exercer diversas funções nessa área para promover uma otimização do que é realizado no setor.
Esse profissional é responsável pelo gerenciamento financeiro, administrando também a manutenção dos veículos da frota. É papel do gestor fazer com que a frota seja mais eficiente, utilizando estratégias para rotas mais rápidas e softwares que auxiliam a sua gestão.
Gerenciar a equipe de condutores e outros colaboradores que lidam diretamente com a frota da companhia também é uma das funções do gestor de frotas. Do mesmo modo, o gestor precisa estar inteirado da legalidade dos veículos, se atentando a documentações como o IPVA, licenciamento e emplacamento dos veículos da frota.
Com isso, o gestor de frotas precisa ser estrategista para buscar as melhores soluções para a companhia, além de ter um bom conhecimento sobre os mais variados procedimentos internos ocorridos no setor, o que possibilitará uma visão mais eficiente sobre quais processos deverão ser otimizados.
Além disso, um gestor de frotas precisa ser familiarizado com a tecnologia, já que há diversas tecnologias disponíveis para facilitar a rotina desse profissional, possibilitando resultados mais eficientes para a companhia.
Como fazer a gestão de frotas?
Listamos aqui algumas dicas fundamentais para você fazer uma boa gestão da frota de veículos da sua empresa.
1. Conhecer e analisar os processos internos
É muito importante conhecer cada processo interno com o objetivo de encontrar possíveis gargalos de produtividade e também gastos desnecessários. Sendo assim, é necessário que o gestor de frota monitore todas as rotas usadas, realize um controle criterioso dos gastos mensais e possua uma listagem dos colaboradores e dos veículos usados.
Dessa forma é possível se organizar e conhecer a realidade do setor, mensurando os gastos atuais e projetando os futuros.
2. Treinar a equipe
Treinar a equipe é um processo essencial para quem deseja ter uma gestão de frotas bem- sucedida. Dessa maneira, realizar o treinamento dos condutores pode fazer com que haja uma redução dos custos com manutenção da frota, com combustível, multas e acidentes de trânsito.
3. Prevenção
Realizar manutenções preventivas nos veículos da frota pode ser uma boa estratégia para preservar o bem da empresa, prolongando a sua vida útil. Além disso, o consumo de combustível pode ser minimizado quando todas as peças do motor estiverem com seu funcionamento adequado.
Outro ponto é que essas manutenções são mais econômicas e evitam que os veículos da frota fiquem parados para solucionar problemas mais graves.
4. Definir estratégias e como realizá-las
Fazer um planejamento de estratégias e como colocá-las em prática é importante para ter uma melhor organização. Por isso, o gestor de frotas pode descrever os serviços que serão prestados, fixar regras a serem seguidas, planejar as rotas, os roteiros e prever possíveis riscos.
5. Realizar o monitoramento
O monitoramento dos processos é primordial para entender como os serviços estão sendo prestados, se as metas estão sendo atingidas e o que pode ser melhorado nas estratégias utilizadas. No mercado há diversos softwares que podem ser aplicados na gestão de frotas para auxiliar o trabalho do gestor, como aplicações para rastreamento veicular e indicação de melhores rotas.
Agora é por a mão na massa
Aqui eu compartilhei com você algumas informações sobre o que é gestão de frotas e como o trabalho do gestor é desenvolvido. Essa é uma função muito importante, independente do porte da empresa, pois traz economia financeira e ganho de produtividade, o que pode fazer com que haja maior margem de lucro para a companhia.